Poradnik

Jak policzyć miesięczny wynik małej lodziarni?

Zimna Gałka sprzedała w lipcu lody za 116 000 zł brutto. Po odjęciu VAT i przyjętych kosztów bieżących pozostaje około 44 226 zł. To dobry początek rachunku, ale jeszcze nie pełna odpowiedź na pytanie, ile zarobił właściciel. Ułóżmy prosty raport, który pokaże, skąd bierze się ten wynik i czego jeszcze w nim brakuje.

Opracowanie: Po-Pierwsze-Zysk.pl Sp. z o.o. · Recenzja: Krzysztof Małek — akceptacja właściciela · Publikacja: 2026-10-09 · Aktualizacja treści: 2026-10-09

Przykład fikcyjny · Zobacz założenia lodziarni

Znamy cel sprzedaży. Teraz sprawdzamy cały miesiąc

Kontynuujemy historię Michała i jego fikcyjnej lodziarni Zimna Gałka z własną produkcją. Porcja ma 80 g i kosztuje 8 zł brutto. Większe opakowania przeliczamy według masy: 400 g ÷ 80 g = 5 porcji. Jeśli ich cena lub koszt opakowania są inne, w raporcie uwzględniamy rzeczywistą sprzedaż i odpowiednie koszty. W modelu VAT wynosi 5% — to założenie przykładu, nie ustalenie stawki dla każdej lodziarni. Koszty zakupów pokazujemy netto przy założeniu odliczenia VAT, a personel według pełnego kosztu pracodawcy. Pełne założenia i zasady liczenia znajdziesz w opisie Zimnej Gałki.

Znamy już cel sprzedaży potrzebny do pokrycia kosztów lokalu. Teraz sprawdzimy, co pokazuje lipcowy wynik.

Krok 1. Zacznij od sprzedaży bez VAT

W lipcu Zimna Gałka sprzedała 14 500 porcji po 8 zł brutto. Rachunek jest prosty: 14 500 × 8 zł = 116 000 zł sprzedaży brutto. Kwota zawiera jednak VAT, dlatego nie porównujemy jej bezpośrednio z kosztami netto.

Przychód netto = 116 000 zł ÷ 1,05 = 110 476,19 zł.

Różnica, czyli 5 523,81 zł, to VAT zawarty w tej sprzedaży. Nie jest to automatycznie kwota przelewu do urzędu: rozliczenie VAT uwzględnia również zakupy i inne pozycje. W raporcie o wyniku potrzebujemy teraz jednej liczby: przychodu netto 110 476,19 zł.

W praktyce punktem wyjścia jest zestawienie sprzedaży za miesiąc z rozdzieleniem właściwych stawek VAT i uwzględnieniem korekt. Wpływy z terminala pomagają kontrolować rozliczenia płatności, ale nie zastępują raportu sprzedaży. Niektóre wpływy mogą dotrzeć w kolejnym miesiącu.

Krok 2. Odejmij koszty sprzedanych porcji

Z kalkulacji kosztu porcji wiemy, że na surowce z uwzględnieniem ubytków przypada 1,80 zł, a na kubek lub wafelek 0,45 zł. Do tego dochodzi 0,08 zł kosztów płatności i 0,17 zł zmiennej części energii. Razem przyjmujemy 2,50 zł kosztów zmiennych na sprzedaną porcję. W tym modelu ich łączna wartość rośnie wraz z liczbą sprzedanych porcji.

Odejmujemy je od przychodu: 110 476,19 − 36 250 = 74 226,19 zł. Tyle pozostaje na miesięczne koszty utrzymania lokalu i dalsze pozycje rachunku. To łączna marża pokrycia, czyli kwota znana z poprzedniego artykułu, tym razem zsumowana dla całego miesiąca.

Podział na przychód, koszty zmienne, marżę pokrycia i koszty stałe pomaga zobaczyć, na którym etapie sprzedaż przestaje wystarczać na koszty.

Ważna rzecz przy przejściu od kalkulacji do rzeczywistego raportu: mnożenie porcji przez 2,50 zł daje koszt według przyjętej średniej. Jeśli zmieniły się ceny składników, wielkość porcji albo ubytki, trzeba tę średnią zaktualizować. Przy kilku produktach z różnymi kosztami warto policzyć je osobno i dopiero zsumować.

Faktura za dostawę nie musi oznaczać zużycia w tym miesiącu

Nie wpisujemy automatycznie wszystkich zakupów surowców jako kosztu sprzedanych lodów. Część dostawy może zostać na kolejny miesiąc. Z drugiej strony lipcowa sprzedaż może korzystać z zapasów kupionych w czerwcu.

W raporcie właścicielskim chcemy przypisać do sprzedaży koszt surowców wykorzystanych do sprzedanych lodów oraz odpowiednie ubytki. Pomagają w tym receptury, pomiary produkcji i stany zapasów, w tym gotowych lodów. Nie odejmujemy jednocześnie 26 100 zł kosztu surowców z tabeli i pełnej wartości faktur za te same surowce. To byłoby podwójne liczenie.

Jeśli na początku mamy tylko dokumenty zakupowe, można przygotować zestawienie na ich podstawie. Powinno jednak jasno wskazywać, że koszt zużycia nie został jeszcze ustalony. Taki raport pozwala obserwować wartość zakupów i szukać zmian, ale nie daje jeszcze dokładnej marży na sprzedanych lodach.

Krok 3. Odejmij utrzymanie lokalu i zespołu

Lipiec wymaga większej obsady niż styczeń. Do bazowego budżetu 18 000 zł dochodzi 12 000 zł na personel sezonowy. Z marży pokrycia musimy więc sfinansować 30 000 zł kosztów miesięcznych.

Kwota 600 zł jest elementem budżetu Zimnej Gałki, nie ceną naszej oferty. W rzeczywistym raporcie „pozostałe koszty” warto rozbić na pozycje z dokumentów, aby było wiadomo, co się za nimi kryje.

74 226,19 − 30 000 = 44 226,19 zł nadwyżki po kosztach bieżących.

Energia występuje w dwóch miejscach, ponieważ rozdzieliliśmy część zmienną i stałą. Cały rachunek nie może pojawić się dodatkowo w „pozostałych kosztach”. Podobnie personel sezonowy nie może być już zawarty w podstawowej obsadzie i jednocześnie doliczony drugi raz.

Jeden raport: lipiec obok stycznia

Teraz możemy pokazać cały rachunek na jednej krótkiej tabeli. Obok mocnego lipca stawiamy styczeń, kiedy Zimna Gałka sprzedała 1 500 porcji. Stosujemy te same założenia ceny i kosztu zmiennego, lecz inny budżet zespołu.

W styczniu sprzedaż nie wystarcza na bieżące koszty. W lipcu wyraźnie je przekracza. To ten sam lokal i ta sama cena porcji, ale zupełnie inna liczba sprzedanych porcji. Mocny miesiąc nie rozstrzyga jeszcze, czy opłaca się cały rok — trzeba uwzględnić także słabe miesiące.

Ujemny wynik stycznia nie oznacza też, że zamknięcie lokalu poprawiłoby wynik o dokładnie 10 321,43 zł. Po zamknięciu część kosztów, na przykład czynsz, może pozostać, a marża ze sprzedaży zniknie. Decyzję o otwarciu liczymy osobno, porównując utraconą sprzedaż z kosztami, których można uniknąć.

Czy 44 226 zł to już zarobek Michała?

Michał sam pracuje w lokalu. Jego praca nie jest ujęta w kosztach zatrudnionego zespołu, dlatego wycenia ją osobno na 6 000 zł miesięcznie. Do pełniejszej oceny dochodzą 2 000 zł miesięcznego kosztu zużywania się wyposażenia oraz 300 zł odsetek, czyli kosztu pożyczonych pieniędzy.

Amortyzacja ekonomiczna oznacza tutaj rozłożenie kosztu wyposażenia za 120 000 zł na przyjęte 60 miesięcy użytkowania. To sposób uwzględnienia zużywania się sprzętu w ocenie działalności, a nie ustalenie amortyzacji podatkowej. Kwota 6 000 zł za pracę właściciela również służy ocenie ekonomicznej; nie zakładamy, że jest jego podatkowym kosztem albo rzeczywistą pensją.

Pozostałe 35 926,19 zł to wynik po wskazanych pozycjach, przed podatkiem dochodowym i składkami właściciela. Nie jest kwotą, którą można bez sprawdzenia zobowiązań wypłacić z firmy. Wynik to nie to samo co środki na koncie. Na stan konta wpływają również terminy płatności, zakupy zapasów, inwestycje i spłata kapitału pożyczki.

Wypłaty pieniędzy właścicielowi nie dokładamy jako kolejnego kosztu obok przyjętej wyceny jego pracy. Raport wyniku i zestawienie przepływów pieniężnych odpowiadają na różne pytania. Szczegółowe przejście między nimi zostawiamy na osobny poradnik.

Jak przygotować taki raport u siebie?

Zacznij od jednego zamkniętego miesiąca. Przygotuj zestawienie sprzedaży, dokumenty kosztowe, dane o zatrudnieniu i informacje o zapasach. W tabeli oddziel koszty sprzedanych produktów od kosztów utrzymania firmy. Przy każdej pozycji dopisz, czy pochodzi z dokumentu, pomiaru czy oszacowania. Brak danych nie powinien zamieniać się w zero.

Następnie sprawdź trzy rzeczy: czy cena i koszty są porównywane na właściwej podstawie netto lub brutto, czy dotyczą tego samego miesiąca oraz czy żadna pozycja nie została policzona dwa razy. Pod tabelą zapisz zakres wyniku, na przykład: „po kosztach bieżących, przed pracą właściciela, amortyzacją i finansowaniem”.

Na koniec wybierz jeden wniosek do sprawdzenia. Jeżeli wzrósł koszt surowców na porcję, porównaj ceny zakupu, gramaturę i ubytki. Jeśli marża porcji się nie zmieniła, ale nadwyżka spadła, zobacz liczbę sprzedanych porcji i koszty miesięczne. Raport ma pomagać znaleźć przyczynę, a nie tylko podawać końcową liczbę.

Co możemy przygotować na podstawie księgowości?

Dokumenty sprzedaży, faktury kosztowe i dane płacowe pozwalają zbudować podstawowe zestawienie przychodów oraz kosztów z dokumentów. Dokładne zużycie surowców, koszt porcji czy rentowność konkretnego smaku wymagają dodatkowych informacji od właściciela. Rozdzielamy te zakresy, żeby prosty raport nie obiecywał więcej, niż wynika z danych.

W ramach księgowości, kadr i płac oraz prostego raportowania dla lodziarni uzgodnimy, jakie liczby możemy regularnie pokazywać na podstawie przekazywanych dokumentów. Rozbudowane raporty i kalkulacje produktów są osobno uzgadnianą usługą. Pierwszym krokiem może być rozmowa o tym, jakie dane już masz i na jakie pytanie powinien odpowiadać Twój miesięczny raport.