Poradnik
Ile naprawdę kosztuje porcja lodów?
Klient płaci za porcję 8 zł brutto. Ile kosztują lody i opakowanie, a ile zostaje na utrzymanie lodziarni? Prześledzimy ten rachunek od receptury, przez ważenie i sprzedaż, aż do porównania zimy z mocnym sezonem.
Przykład fikcyjny · Zobacz założenia lodziarni
Zaczynamy od jednej porcji
Michał prowadzi Zimną Gałkę — fikcyjną lodziarnię z własną produkcją w miejscowości turystycznej. Cena dla klienta wynosi 8 zł brutto. W przykładzie przyjmujemy VAT 5% i firmę odliczającą VAT od zakupów. Koszty zakupów pokazujemy netto, bez odliczanego VAT; koszty personelu to pełny koszt pracodawcy. Stawka 5% jest założeniem tej kalkulacji sprzedaży lodów na wynos, nie zasadą dla każdej oferty gastronomicznej. Pełne założenia Zimnej Gałki i zasady liczenia znajdziesz w opisie naszej lodziarni.
W Zimnej Gałce porcja waży 80 g. Kilogram lodów wystarcza więc na 12,5 porcji: 1 000 g ÷ 80 g = 12,5. Pudełko zawierające 400 g odpowiada pięciu takim porcjom, choć jest jednym sprzedanym opakowaniem.
Na początku chcemy odpowiedzieć na proste pytanie: ile kosztują lody, które podajemy gościowi, razem z kubkiem albo wafelkiem? Nazwiemy to bezpośrednim kosztem porcji.
Krok 1. Od receptury do kosztu gotowych lodów
Zaczynamy od receptury. Zapisujemy ilość każdego składnika zużytego do partii i jego koszt. Liczymy zużycie, a nie wartość całej dostawy: zakupiony worek składnika może przecież wystarczyć na wiele kolejnych produkcji.
Potem ważymy lody wychodzące z freezera. Od wyniku odejmujemy wagę pustej kuwety. Dzięki temu wiemy, ile kilogramów gotowych lodów rzeczywiście uzyskaliśmy. Waga mieszanki wchodzącej do urządzenia i waga lodów przekazanych do sprzedaży to dwa osobne pomiary.
Koszt surowców kilograma gotowych lodów = koszt surowców zużytych do partii ÷ masa lodów uzyskanych z tej partii. Koszt porcji 80 g otrzymujemy, mnożąc wynik przez 0,08 kg.
Partia w Zimnej Gałce pochłonęła surowce za 165 zł netto, a po wyjęciu z freezera uzyskaliśmy 8 kg gotowych lodów. To 100 porcji po 80 g. Koszt surowców wynosi więc 165 zł ÷ 100 = 1,65 zł netto na przygotowaną porcję. Ubytki podczas produkcji są już w tym rachunku: płacimy za wszystkie zużyte składniki, ale dzielimy ich koszt tylko przez uzyskane lody.
Pozostaje jednak drugi etap. Nie wszystkie lody przełożone do kuwet uda się sprzedać.
Krok 2. Sprawdź, ile lodów ubywa bez sprzedaży
Michał zapisuje wagę każdej kuwety gotowych lodów. Raz w tygodniu sprawdza, ile zostało w witrynie i zapasie, a następnie porównuje to z raportem sprzedaży. Najłatwiej zacząć od jednego smaku, żeby widzieć, skąd bierze się różnica.
Zapas na początku + gotowe lody z produkcji − zapas na końcu − masa sprzedanych lodów = różnica do wyjaśnienia.
| Pozycja w tygodniu | Masa |
|---|---|
| Lody na początku tygodnia | 10 kg |
| Gotowe lody dołożone z produkcji | 100 kg |
| Lody pozostałe na koniec tygodnia | 14 kg |
| Sprzedaż: 1 100 porcji × 80 g | 88 kg |
| Różnica: 10 + 100 − 14 − 88 | 8 kg |
Z kuwet i zapasu ubyło łącznie 96 kg, ale raport sprzedaży odpowiada 88 kg. Pozostałe 8 kg mogło trafić na darmowe próbki, zostać na ściankach kuwet, zostać wyrzucone albo zostać wydane w porcjach większych niż 80 g.
Ta różnica nie jest automatycznie dowodem marnowania lodów. Próbka to świadome wydanie produktu, a większa gałka może wynikać ze sposobu nakładania. Dlatego obok tygodniowego zestawienia warto prowadzić krótki zapis: data, smak, ilość i przyczyna — na przykład „próbki” lub „produkt wyrzucony”. To, co pozostanie niewyjaśnione, będzie sygnałem do sprawdzenia gramatury i ewidencji sprzedaży.
Lody pozostawione na następny tydzień są zapasem, nie stratą. Trzeba uwzględnić wszystkie miejsca przechowywania i ważyć je w porównywalnym momencie, na przykład po zamknięciu lokalu.
Raport sprzedaży musi rozróżniać gramatury. Pudełko 400 g zapisujemy jako 0,4 kg, a nie jedną gałkę. Dzięki temu porównujemy masę z masą. Jeżeli gałki są większe niż zapisane w raporcie 80 g, nadwyżka znajdzie się w różnicy do wyjaśnienia.
Ile kosztowały lody przypadające na sprzedaną porcję?
W tym tygodniu zużyliśmy 96 kg lodów. Przy takim samym koszcie receptury odpowiada to dwunastu partiom po 8 kg. Ich surowce kosztowały 12 × 165 zł = 1 980 zł netto.
Sprzedaliśmy 1 100 porcji. Zatem 1 980 zł ÷ 1 100 = 1,80 zł netto surowców na sprzedaną porcję. Wcześniejsze 1,65 zł dotyczyło porcji przygotowanej. Teraz koszt surowców obejmuje również lody wydane jako próbki, pozostawione na kuwetach lub utracone podczas sprzedaży. Różnica wynosi 15 groszy.
To właśnie dlatego do kalkulacji przyjmujemy 1,80 zł. Straty są już uwzględnione — nie dodajemy do tej kwoty kolejnego procentu.
Jak ustalić średnią na kolejne tygodnie?
Z 96 kg, które ubyły z zapasu, 8 kg nie ma pokrycia w zarejestrowanej sprzedaży. To około 8,3%. Po kilku tygodniach sumujemy wszystkie takie różnice i dzielimy je przez łączną masę lodów, która ubyła z zapasu. W ten sposób mocny tydzień sezonu ma odpowiednio większy wpływ na wynik niż tydzień z małą sprzedażą.
Zestawienie prowadzimy osobno dla smaków, ponieważ kilogram drogich lodów nie kosztuje tyle samo co kilogram tańszych. Koszt przygotowanej porcji dzielimy przez część lodów, która trafia do płatnej sprzedaży. W naszym przykładzie: 1,65 zł ÷ (1 − 8/96) = 1,80 zł na sprzedaną porcję. Używamy dokładnego udziału 8/96, bez wcześniejszego zaokrąglania. Nie doliczamy już drugi raz tych samych ubytków. Tę metodę wykorzystujemy przy kolejnych kalkulacjach, a pomiary kontynuujemy, żeby sprawdzić, czy ubytki się zmniejszają.
Krok 3. Dodaj kubek albo wafelek
Do 1,80 zł surowców przypadających na sprzedaną porcję Zimna Gałka dolicza średnio 0,45 zł za opakowanie. Otrzymujemy prosty rachunek:
| Bezpośredni koszt porcji | Kwota netto |
|---|---|
| Surowce, z uwzględnieniem ubytków bez sprzedaży | 1,80 zł |
| Kubek albo wafelek — średnio | 0,45 zł |
| Razem | 2,25 zł |
Przy pudełku rodzinnym liczymy jedno pudełko, a jego koszt rozdzielamy na zawarte w nim porcje. Nie przypisujemy pięciu kubeczków do lodów sprzedanych w jednym opakowaniu.
Z 8 zł brutto odejmij najpierw VAT
Klient zostawia w kasie 8 zł, ale do porównania z kosztami netto potrzebujemy przychodu netto. Przy założonym VAT 5% dzielimy cenę przez 1,05:
8 zł brutto ÷ 1,05 = około 7,62 zł netto. VAT zawarty w cenie to około 0,38 zł. Nie odejmujemy 5% od kwoty 8 zł — podatek jest już w niej zawarty.
| Rachunek jednej sprzedanej porcji | Kwota |
|---|---|
| Cena płacona przez klienta — brutto | 8,00 zł |
| VAT zawarty w cenie — przy stawce 5% | około 0,38 zł |
| Przychód netto | około 7,62 zł |
| Surowce z ubytkami i opakowanie — netto | 2,25 zł |
| Pozostaje na dalsze koszty i ewentualny zysk | około 5,37 zł |
To najważniejszy rachunek tego poradnika: porcja sprzedawana za 8 zł brutto pochłania 2,25 zł kosztów bezpośrednich netto i pozostawia około 5,37 zł na resztę działalności. Nie jest to jeszcze zarobek właściciela.
Food cost, czyli udział kosztu samych surowców z ubytkami w przychodzie netto, wynosi tu 1,80 zł ÷ (8 zł ÷ 1,05) × 100% = około 23,63%. Opakowanie pokazujemy osobno. Do policzenia tego wskaźnika wystarcza ten sam zestaw liczb; nie trzeba zaczynać kalkulacji od nowa.
Ta sama porcja zimą i w mocnym sezonie
Dopiero teraz do rachunku dokładamy utrzymanie lokalu. Zimna Gałka ma miesięcznie 18 000 zł kosztów bazowych: czynsz, personel, stałą część mediów, księgowość i pozostałe wydatki operacyjne. W lipcu dochodzi 12 000 zł na personel sezonowy, więc budżet rośnie do 30 000 zł.
Są też koszty zmieniające się wraz ze skalą działalności, których nie odczytamy z samej receptury i ceny kubka. W Zimnej Gałce to obsługa płatności i zmienna część energii. Zestawiamy je za miesiąc; w naszej kalkulacji odpowiadają łącznie średnio 0,25 zł na sprzedaną porcję. Nie oznacza to, że każda płatność kosztuje tyle samo albo że cały rachunek za prąd zależy od sprzedaży. Stałą część mediów mamy już w budżecie bazowym.
W styczniu sprzedajemy 1 500 porcji, a w lipcu 14 500. Cena przez cały czas wynosi 8 zł brutto. Sprzedaż brutto dzielimy przez 1,05, a następnie odejmujemy koszty netto oraz pełne koszty personelu:
| Co porównujemy | Styczeń | Lipiec |
|---|---|---|
| Sprzedane porcje 80 g | 1 500 | 14 500 |
| Sprzedaż brutto: liczba porcji × 8 zł | 12 000 zł | 116 000 zł |
| Przychód netto: sprzedaż brutto ÷ 1,05 | 11 428,57 zł | 110 476,19 zł |
| Surowce i opakowania netto: 2,25 zł na porcję | 3 375 zł | 32 625 zł |
| Płatności i zmienna część energii — koszty bez odliczanego VAT | 375 zł | 3 625 zł |
| Koszty bazowe i personel sezonowy | 18 000 zł | 30 000 zł |
| Pozostaje po wymienionych kosztach | −10 321,43 zł | 44 226,19 zł |
Kwoty zaokrąglamy dopiero po obliczeniu całego miesiąca. Dlatego przychód w tabeli wynika z dzielenia miesięcznej sprzedaży brutto przez 1,05, a nie z mnożenia liczby porcji przez zaokrąglone 7,62 zł. To kalkulacja rentowności, nie odtworzenie zaokrągleń na poszczególnych paragonach.
Same surowce i opakowanie kosztują tyle samo na porcję w obu miesiącach. Jednak w styczniu koszt utrzymania lokalu rozkłada się na znacznie mniejszą sprzedaż: 18 000 zł ÷ 1 500 porcji = 12 zł na porcję. W lipcu jest to 30 000 zł ÷ 14 500 porcji, czyli około 2,07 zł.
Po dodaniu bezpośredniego kosztu porcji i pozostałych kosztów zmiennych daje to odpowiednio 14,50 zł zimą i około 4,57 zł latem. W porównaniu przyjmujemy tę samą recepturę, udział ubytków i koszt opakowania. Zmieniła się liczba porcji, które pomagają utrzymać lokal. Tabela pokazuje koszty i wynik, bez terminów wpływów i płatności: wynik to nie to samo co środki na koncie.
Wynik w tabeli nie obejmuje jeszcze amortyzacji, finansowania, wynagrodzenia za pracę właściciela oraz jego podatków i składek. Tymi elementami zajmiemy się dalej w serii. Słaby styczeń nie przesądza też o zamknięciu na zimę — przed taką decyzją trzeba sprawdzić, które wydatki rzeczywiście znikną po zamknięciu.
Po uwzględnieniu również pozostałych kosztów zmiennych zostaje około 5,12 zł na porcję: 8 zł ÷ 1,05 − 2,25 zł − 0,25 zł. To marża pokrycia — kwota na utrzymanie lokalu, zanim pojawi się zysk.
Zrób pierwsze obliczenie u siebie
Na początek wybierz jeden smak i przez kilka tygodni zapisuj: koszt surowców partii, masę lodów wychodzących z freezera, zapas na początku i końcu okresu oraz sprzedaż przeliczoną na kilogramy. Obok zapisuj próbki i wyrzucony produkt. Do kosztu sprzedanej porcji dodaj kubek albo wafelek.
Sprawdź też wpływ jednej drobnej zmiany. Gdy opakowanie drożeje z 0,45 zł do 0,65 zł, bezpośredni koszt porcji rośnie z 2,25 zł do 2,45 zł. Przy lipcowych 14 500 porcjach oznacza to 2 900 zł dodatkowego kosztu. Taka kalkulacja pokazuje skalę decyzji, zanim ocenisz, czy droższe opakowanie przyniesie także korzyści.
Na początek wystarczy jeden smak: policz surowce, zmierz ubytki, dodaj opakowanie i porównaj koszt z przychodem po odjęciu VAT. Dopiero potem przejdź do całej lodziarni. Własne ceny, stawkę VAT i sposób ujmowania kosztów dopasuj do swoich rozliczeń.
Gdzie w tym pomaga księgowość?
Dokumenty pozwalają uporządkować przychody, wydatki i koszty zatrudnienia. Receptury, rzeczywista gramatura i zapasy lodów pochodzą natomiast z lokalu. Połączenie tych informacji daje znacznie więcej niż samo porównanie utargu z zakupami.
Zobacz księgowość, kadry i płace oraz proste raportowanie dla lodziarni. Zakres podstawowych zestawień ustalimy na podstawie dostępnych dokumentów. Szczegółowe liczenie rentowności smaków i menu to osobny, dodatkowo płatny zakres, wymagający również danych produkcyjnych właściciela.